5 passos para ter um ambiente de trabalho organizado

porWemerson Marinho

5 passos para ter um ambiente de trabalho organizado

Recentemente, recebemos o depoimento de um seguidor que nos relatou a seguinte história:

“Há alguns anos eu trabalhei em uma agência como gerente de mídia. A parte do trabalho que eu mais gostava era o contato direto com nossa equipe e com os clientes, mas infelizmente isso era apenas cerca de 10% do que eu realmente conseguia fazer.

A maior parte do tempo eu gastava tentando organizar o fluxo constante de coisas, fosse mantendo o controle das anotações da reunião, procurando por arquivos e papeis ou, ainda, tentando me manter atualizado com as últimas notícias. E apesar de estar mentalmente exausto e estressado, eu terminava o dia sentindo que não tinha conseguido concluir nada.

Assim que saí da assessoria e comecei a trabalhar em outro lugar, decidi que eu precisava mudar a maneira de lidar com a organização na minha vida. E antes de tudo, comecei pela organização do ambiente.

Estrategicamente limpei meu escritório com o único objetivo de atingir o foco máximo. Passei duas horas do meu dia organizando tudo e o resultado foi um ambiente de trabalho sereno e livre da distração sutil que o caos introduzia. Foi quando me dei conta de que, definitivamente, a desordem física influencia diretamente a maneira com que trabalhamos”.

O relato só reafirma o que sempre falamos sobre a importância da organização: não há dúvidas de que se você é muito desorganizado, tudo ao seu redor compete por sua atenção e dificulta o trabalho. De acordo com uma pesquisa realizada pela National Association of Professional Organizations (NAPO) a aglomeração de papel é o problema número 1 para a maioria das empresas: um executivo comum desperdiça em média 4 horas por semana em busca de documentos. Além disso, também perde-se cerca de uma hora de produtividade por dia procurando informações perdidas. Isso, claramente, aumenta o estresse e a frustração no local de trabalho, reduzindo a concentração, o foco e o pensamento criativo.

Por isso, aqui estão 5 passos para você organizar seu espaço de trabalho e se organizar:

1 – Reserve tempo para eliminar a bagunça.

O que é agendado é feito, então coloque essa tarefa no seu planejamento e calendário. Eu sugiro que você separe entre duas e três horas de limpeza para conseguir deixar tudo da forma mais organizada possível.

2 – Coloque todos os seus itens no centro da sala.

Eu sei o que você está pensando, mas é isso mesmo! Lembre-se que primeiro é preciso a desordem para poder se instalar a ordem. Eu aprendi esta técnica no livro “A mágica da arrumação”, da Marie Kondo, e é realmente o melhor lugar para começar. Tire tudo dos armários e gaveta e vá colocando em um lugar onde você possa ver. Neste primeiro momento não tente ordenar ou organizar. Simplesmente junte tudo.

3 – Divida tudo em categorias.

Examine bem a pilha de coisas que você aglomerou e anote as possíveis categorias presentes. Essa lista pode incluir tópicos como áudio, computador, fotografia, material de escritório, diversos, objetos pessoais e assim por diante.

4 – Decida para onde vai cada coisa.

Agora chegou o momento de definir como você vai organizar tudo, de modo que isso facilite o seu dia a dia. Eu sugiro que um sistema de organização de cinco zonas:

  • Zona 1 – Os itens que você usa diariamente.
    Nela estarão as coisas que você usa o tempo todo, portanto elas devem estar mais próximas de você. Para mim, a maioria dos itens da Zona 1 está na mesa. Lembre-se que você deve ter o mínimo possível nesta zona. Apenas o necessário! Meus exemplos incluem: canetas, calendário, bloco de anotações, computador, teclado, mouse e meus óculos.
  • Zona 2 – Os itens que você usa com frequência.
    Estes devem estar ao seu alcance ou a apenas um passo de distância, mas não na sua mesa. Talvez eles estejam em gavetas ou armários muito próximos. Meus exemplos incluem: livros que consulto para escrever, lenços de papel, tesouras e grampeador.
  • Zona 3 – Os itens que você usa ocasionalmente.
    Estes devem estar o mais próximo possível, geralmente a apenas alguns passos da sua mesa. Talvez eles estejam em um armário, arquivo ou algum outro armazenamento local. Meus exemplos incluem: equipamento de áudio, equipamento de vídeo e cabos de computador.
  • Zona 4 – Os itens que você usa raramente – ou que não cabem no seu espaço de trabalho.
    Estes podem ser itens que você coloca dentro de um armário de armazenamento de algum tipo. Meus exemplos incluem: material de escritório extra, equipamentos de iluminação e equipamento fotográfico grande.
  • Zona 5 – Os itens que você nunca usa.
    Você está se prendendo a itens que simplesmente não usa? Então neste momento eu te encorajo a desapegar de tudo que não usou e nem precisou nos últimos 12 meses ou mais. Livre-se deles! Você tem três opções: destruí-las, doá-las ou vendê-las. E se puder dar um conselho, eu opto sempre em doar. Aquilo que para nós já não serve e nem faz sentido, pode ser essencial para alguém.
5 – Por fim, coloque cada item para onde ele vai.

Agora chegou o momento de levar cada coisa para as respectivas zonas que você determinou. Eu costumo usar organizadores para ter certeza de que os itens não irão se misturar ou ficar bagunçado na gaveta ou no armário. O objetivo é poder entrar em seu espaço de trabalho todos os dias com foco.

 
Depois de arrumado, quero que você comece a perceber as diferenças no seu dia a dia. Comigo elas foram imensas! Um ambiente sereno e organizado garante que seu cérebro não seja distraído pelas coisas; em vez disso, ele vê apenas as tarefas de alta alavancagem em mãos. Reduzir o ruído das coisas ao seu redor para que possa se concentrar no seu trabalho e ter mais tempo para as coisas importantes só vai lhe trazer benefícios, eu garanto! Afinal, lembre-se sempre: A desordem é algo que devemos eliminar se quisermos experimentar a liberdade que vem da produtividade.

* E para saber um pouco mais sobre o quanto a organização impacta no seu tempo, aproveita para assistir a este vídeo: https://youtu.be/cMCkIbyRHU8

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