Categoria Produtividade

porWemerson Marinho

6 Maneiras Práticas de Aumentar sua Energia e Performance

O estresse parece ter tomado conta de grande parte dos ambientes de trabalho atualmente. Os trabalhadores modernos relatam serem apressados, depressivos e simplesmente cansados.

De acordo com um estudo da Organização Mundial de Saúde, o estresse no local de trabalho custa às empresas 300 bilhões de dólares por ano, o que equivale a mais de 1 TRILHÃO de reais. Valor surreal, né? Mas muito além dos custos financeiros, não podemos esquecer que tudo isso também nos custa individualmente. E o pior: o prejuízo vem logo na saúde.

Então quais são os sinais que precisamos verificar quando nos sentimos exaustos, sobrecarregados e improdutivos? Decidi listar seis pontos vitais do local de trabalho que podemos verificar para estabelecer uma linha de base de saúde:

1. Sono: você está descansando o suficiente?

Nada contribui tanto para o estresse e para matar a nossa produtividade quanto poupar nosso sono – principalmente quando isso se torna um hábito. O sono nos restaura mental, emocional e fisicamente. Quando ficamos dispersos pela tarde ou simplesmente não conseguimos manter o foco, devemos checar quanto dormimos na noite anterior e encontrar soluções para contornar isso. Se a política da sua empresa permite, cogite tirar uma soneca rápida após o almoço, por exemplo. Ao contrário do que você deve estar pensando, a soneca não fará você perder tempo: 30 minutos descansando podem se converter em mais horas de produtividade e ânimo para o resto do dia. Caso esse não seja o seu caso, que tal estipular um horário máximo para se desligar do celular e de todas as telas que emitem luz azul e dormir mais cedo?

* Para mais dicas sobre como dormir melhor, dá uma olhada nessa entrevista que fiz com o Dr. Jefferson Soares, médico Neurologista e Neurofisiologista: Clique aqui

2. Dieta: Você está comendo alimentos nutritivos?

Se não é pelo sono, para a maioria de nós aquela preguicinha no meio da tarde é causada pelo excesso de carboidrato/açúcar no sangue. Comer os tipos certos de alimentos nos ajuda a manter os níveis de energia durante todo o dia. Experimente! Se achar necessário, consulte um nutricionista ou nutrólogo para auxiliar você. Os ganhos serão enormes!!!

3. Exercício: você está ativo?

Quando estamos estressados e pressionados pelo tempo, muitas vezes acabamos sacrificando o exercício. Mas isso é um jogo de soma zero. O melhor caminho é expandir nossa energia e descansar o psicológico para que possamos fazer mais com o tempo que temos. E o exercício é um componente chave disso! Então que tal voltar (ou enfim começar) a se exercitar? Minha dica: Fuja das “modinhas” e procure uma atividade que você goste. Isso faz toda a diferença!

4. Prioridades: Você sabe com clareza o que é mais importante?

Quando nossas prioridades não estão claras, gastamos nossa energia em tarefas inúteis. Estabelecer prioridades conserva nossa energia e libera nosso tempo para os projetos que realmente trarão resultados, deixando a procrastinação de lado. É impossível progredir em projetos importantes e prioritários quando nossos calendários estão cheios de reuniões e tarefas que são circunstanciais. Então se você não sabe suas prioridades, para tudo e repensa agora mesmo!

*Para ajudar, deixo aqui o meu vídeo “Como definir prioridades e metas?”

5. Interrupções: Você tem sistemas para filtrar distrações?

E-mails, ligações, telefonemas, redes sociais… Se não encontrarmos alguma maneira de manter todas essas interrupções à distância, será impossível se concentrar no que importa. Afinal, enquanto damos atenção a todas essas distrações, o trabalho continua aumentando e a sensação de estar sendo engolido pelas tarefas fica cada vez mais difícil de ser contornada. Uma alternativa é silenciar o celular para notificações e estabelecer horários/períodos para abrir o e-mail e as redes sociais (e claro: cumpri-los).

6. Multitarefa: você está tentando fazer várias coisas ao mesmo tempo?

Um dos grandes vilões da gestão de tempo é a tentativa de se fazer muitas coisas ao mesmo tempo! A multitarefa nos leva a desperdiçar atenção e eficiência na alternância entre várias tarefas. E isso drena nossos recursos mentais e nos desacelera. Sugiro que você liste em um papel ou ferramenta tudo o que tem para fazer no dia e determine a ordem de fazê-lo. Você vai ver como isso ajuda! Aqui na empresa nós usamos o Neotriad, mas você deve buscar a maneira que melhor se encaixe às suas necessidades.

Acho que depois de todas essas dicas, ficou claro que se você está se sentindo mal, a pior coisa a fazer é seguir em frente como se nada estivesse errado. Os sintomas são bandeiras vermelhas que nos alertam para que possamos consertar o que está errado. E essa verdade vale para o trabalho também.

Se nos sentimos exaustos, sobrecarregados e improdutivos, a pior coisa que podemos fazer é seguir em frente e ficar empurrando o problema com a barriga. Isso não vai ajudar em nada! Mas se verificarmos os sinais vitais do nosso local de trabalho, podemos ver o que está errado, fazer ajustes e voltar a ficar de pé. Afinal, nunca é tarde para começar.

porWemerson Marinho

5 passos para ter um ambiente de trabalho organizado

Recentemente, recebemos o depoimento de um seguidor que nos relatou a seguinte história:

“Há alguns anos eu trabalhei em uma agência como gerente de mídia. A parte do trabalho que eu mais gostava era o contato direto com nossa equipe e com os clientes, mas infelizmente isso era apenas cerca de 10% do que eu realmente conseguia fazer.

A maior parte do tempo eu gastava tentando organizar o fluxo constante de coisas, fosse mantendo o controle das anotações da reunião, procurando por arquivos e papeis ou, ainda, tentando me manter atualizado com as últimas notícias. E apesar de estar mentalmente exausto e estressado, eu terminava o dia sentindo que não tinha conseguido concluir nada.

Assim que saí da assessoria e comecei a trabalhar em outro lugar, decidi que eu precisava mudar a maneira de lidar com a organização na minha vida. E antes de tudo, comecei pela organização do ambiente.

Estrategicamente limpei meu escritório com o único objetivo de atingir o foco máximo. Passei duas horas do meu dia organizando tudo e o resultado foi um ambiente de trabalho sereno e livre da distração sutil que o caos introduzia. Foi quando me dei conta de que, definitivamente, a desordem física influencia diretamente a maneira com que trabalhamos”.

O relato só reafirma o que sempre falamos sobre a importância da organização: não há dúvidas de que se você é muito desorganizado, tudo ao seu redor compete por sua atenção e dificulta o trabalho. De acordo com uma pesquisa realizada pela National Association of Professional Organizations (NAPO) a aglomeração de papel é o problema número 1 para a maioria das empresas: um executivo comum desperdiça em média 4 horas por semana em busca de documentos. Além disso, também perde-se cerca de uma hora de produtividade por dia procurando informações perdidas. Isso, claramente, aumenta o estresse e a frustração no local de trabalho, reduzindo a concentração, o foco e o pensamento criativo.

Por isso, aqui estão 5 passos para você organizar seu espaço de trabalho e se organizar:

1 – Reserve tempo para eliminar a bagunça.

O que é agendado é feito, então coloque essa tarefa no seu planejamento e calendário. Eu sugiro que você separe entre duas e três horas de limpeza para conseguir deixar tudo da forma mais organizada possível.

2 – Coloque todos os seus itens no centro da sala.

Eu sei o que você está pensando, mas é isso mesmo! Lembre-se que primeiro é preciso a desordem para poder se instalar a ordem. Eu aprendi esta técnica no livro “A mágica da arrumação”, da Marie Kondo, e é realmente o melhor lugar para começar. Tire tudo dos armários e gaveta e vá colocando em um lugar onde você possa ver. Neste primeiro momento não tente ordenar ou organizar. Simplesmente junte tudo.

3 – Divida tudo em categorias.

Examine bem a pilha de coisas que você aglomerou e anote as possíveis categorias presentes. Essa lista pode incluir tópicos como áudio, computador, fotografia, material de escritório, diversos, objetos pessoais e assim por diante.

4 – Decida para onde vai cada coisa.

Agora chegou o momento de definir como você vai organizar tudo, de modo que isso facilite o seu dia a dia. Eu sugiro que um sistema de organização de cinco zonas:

  • Zona 1 – Os itens que você usa diariamente.
    Nela estarão as coisas que você usa o tempo todo, portanto elas devem estar mais próximas de você. Para mim, a maioria dos itens da Zona 1 está na mesa. Lembre-se que você deve ter o mínimo possível nesta zona. Apenas o necessário! Meus exemplos incluem: canetas, calendário, bloco de anotações, computador, teclado, mouse e meus óculos.
  • Zona 2 – Os itens que você usa com frequência.
    Estes devem estar ao seu alcance ou a apenas um passo de distância, mas não na sua mesa. Talvez eles estejam em gavetas ou armários muito próximos. Meus exemplos incluem: livros que consulto para escrever, lenços de papel, tesouras e grampeador.
  • Zona 3 – Os itens que você usa ocasionalmente.
    Estes devem estar o mais próximo possível, geralmente a apenas alguns passos da sua mesa. Talvez eles estejam em um armário, arquivo ou algum outro armazenamento local. Meus exemplos incluem: equipamento de áudio, equipamento de vídeo e cabos de computador.
  • Zona 4 – Os itens que você usa raramente – ou que não cabem no seu espaço de trabalho.
    Estes podem ser itens que você coloca dentro de um armário de armazenamento de algum tipo. Meus exemplos incluem: material de escritório extra, equipamentos de iluminação e equipamento fotográfico grande.
  • Zona 5 – Os itens que você nunca usa.
    Você está se prendendo a itens que simplesmente não usa? Então neste momento eu te encorajo a desapegar de tudo que não usou e nem precisou nos últimos 12 meses ou mais. Livre-se deles! Você tem três opções: destruí-las, doá-las ou vendê-las. E se puder dar um conselho, eu opto sempre em doar. Aquilo que para nós já não serve e nem faz sentido, pode ser essencial para alguém.
5 – Por fim, coloque cada item para onde ele vai.

Agora chegou o momento de levar cada coisa para as respectivas zonas que você determinou. Eu costumo usar organizadores para ter certeza de que os itens não irão se misturar ou ficar bagunçado na gaveta ou no armário. O objetivo é poder entrar em seu espaço de trabalho todos os dias com foco.

 
Depois de arrumado, quero que você comece a perceber as diferenças no seu dia a dia. Comigo elas foram imensas! Um ambiente sereno e organizado garante que seu cérebro não seja distraído pelas coisas; em vez disso, ele vê apenas as tarefas de alta alavancagem em mãos. Reduzir o ruído das coisas ao seu redor para que possa se concentrar no seu trabalho e ter mais tempo para as coisas importantes só vai lhe trazer benefícios, eu garanto! Afinal, lembre-se sempre: A desordem é algo que devemos eliminar se quisermos experimentar a liberdade que vem da produtividade.

* E para saber um pouco mais sobre o quanto a organização impacta no seu tempo, aproveita para assistir a este vídeo: https://youtu.be/cMCkIbyRHU8

porWemerson Marinho

Produtividade da Mulher x Cólicas Menstruais

Muito se fala sobre produtividade da mulher no ambiente de trabalho. Neste universo, inúmeros tópicos sempre estão em pauta: vida familiar, filhos, divisão de tarefas, dupla jornada de trabalho. Mas pouco se fala de algo inerente à mulher e que, portanto, não se trata de escolha ou opção. Ela está lá, queira ou não, quase todos os meses. A cólica menstrual.

E ainda que o assunto seja pouco comentado ou levado em consideração pelas empresas no Brasil, mais do que causar desconforto, a cólica menstrual afeta diretamente a produtividade das mulheres no ambiente de trabalho.
De acordo com o Estudo DISAB (Dismenorréia & Absenteísmo no Brasil), desenvolvido por ginecologistas e publicado na Revista Brasileira de Medicina, a cólica menstrual diminui em até 67% a capacidade de produção no trabalho profissional e na realização das atividades diárias entre as mulheres brasileiras. Isso significa que se em um dia normal uma mulher produz 50 relatórios em sua jornada de trabalho, em um dia com cólicas menstruais este número pode diminuir para até 17. Afinal, o tempo que deveria ser dedicado integralmente a uma atividade, muitas vezes acaba se dividindo com o desconforto e a tentativa de aliviar a dor.

Os números revelam ainda que, mais do que na mulher, o período acaba doendo também no bolso do empresário. Já que, segundo o estudo, a perda de produtividade por funcionária ocasionada pela cólica tem custo médio de aproximadamente um mês de trabalho por ano.

Obviamente nem todas as mulheres sofrem com o problema e nem todas que sofrem precisam mudar sua agenda por conta das dores, mas os números deixam claro a importância de se olhar com outros olhos para essa questão. Um olhar mais humano. Afinal, quando falamos em ambiente de trabalho, o que afeta um indivíduo, direta ou indiretamente acaba afetando toda a equipe.

Deste modo, essa questão que tanto interfere na qualidade de vida das mulheres deveria ser levada em conta pelos gestores. Pois, muito além do aumento de produtividade e consequente economia dos custos indiretos, é necessário zelar pela garantia do bem estar de seus funcionários, considerando sempre seus limites físicos.

 Frequência de sintomas associados à cólica no período menstrual.

* Salário mensal – R$ 450,00 / Remuneração hora – R$ 3,14.

porWemerson Marinho

Nunca mais adie os seus compromissos!

Quantas vezes você olhou para sua agenda de compromissos e quando vê algo anotado acaba cancelando? Já reparou como temos uma enorme facilidade para deixarmos as coisas importantes para nossa vida de lado, em função das urgências?

Acabamos procrastinando o importante de forma tão rotineira, que já quase nem sentimos mais culpa. Se isso acontece com você, a boa notícia é que existe uma forma para minimizar esse hábito.

O conceito de ter um dia baseado em tarefas e compromissos, às vezes não funciona muito bem para algumas pessoas. Neste caso, precisamos ter um dia baseado em “realizações”! Isso significa achar o que a tarefa ou o compromisso trará de benefícios e resultados para você, deixando ele claramente na esfera da Importância.

Por exemplo, se você tem um compromisso na sua agenda: “Aula de Inglês – 19h às 20h30”, você pode pensar qual o verdadeiro motivo que faz você falar inglês e o benefício que haverá quando você realizá-lo. Você pode, por exemplo, trocar a escrita desse compromisso para: “Eu conquisto minha realização profissional através do inglês, porque quero conseguir um trabalho na Inglaterra até 2020”.

Essa forma diferente de escrever seus compromissos ou tarefas faz com que você reflita e visualize o verdadeiro motivo por trás da atividade, que não é simplesmente a aula de inglês, e sim uma oportunidade de um emprego em outro país!

Algumas dicas para essa escrita de realização:

  • Coloque a frase sempre no positivo, em termos afirmativos e que levem você a ação;
  • Faça a seguinte pergunta para você: “qual o verdadeiro motivo para realizar essa atividade?” ou “o que eu estou ganhando ao realizar essa atividade”;
  • Se necessário, acrescente os “porquês” na escrita;
  • Altere a descrição realizadora quando ela começar a não funcionar mais;
  • Utilize emoções ou razões muito fortes na escrita.

Alguns outros exemplos:

– Relatório de Vendas

Eu vou apresentar os resultados de vendas do 1º semestre, porque tenho a certeza que meu trabalho de reorganização no departamento será valorizado e estarei colaborando para minha ascensão na empresa e na minha carreira.

– Para Conta

Honrar meus compromissos financeiros para conseguir maior estabilidade e abundância pessoal.

– Academia

Conquistar meu corpo ideal para me sentir bem ao olhar no espelho, sem ter vergonha da minha barriga.

Experimente trocar seus compromissos ou tarefas adiadas com frequência por declarações realizadoras, pois esta pode ser a diferença entre a execução e a procrastinação! Vamos lá?

porWemerson Marinho

6 dicas para você fugir do estresse

Estresse todo mundo tem, é uma reação natural do corpo a alguma ameaça externa. Desde o tempo das cavernas, ele atua em benefício do ser humano, já que, quando o homem precisava caçar, o estresse preparava o seu corpo para que tivesse mais foco e mais reflexos. É isso mesmo: nos momentos certos, o estresse é positivo. O grande problema é que, atualmente, ocorre com tamanha frequência que acaba sobrecarregando o organismo e prejudicando a saúde.

Os fatores que geram o estresse já são bem conhecidos por muitos. Os mais comuns são as preocupações, a falta de tempo e os problemas familiares. Já os efeitos são bem variados: dor de cabeça, tensão ou dor muscular, fadiga, distúrbios de sono, raiva, ansiedade, falta de motivação, falta de foco, irritabilidade etc.

Sempre digo que o estresse pode ser bem leve, mas que, se acumulado e não receber nenhuma intervenção, ele acaba com a nossa saúde. É uma preocupação aqui, outra ali, dificuldades na carreira, problemas financeiros ou de relacionamentos que fazem com que o problema se agrave. Não espere chegar ao mais elevado nível de estresse para começar a pensar em qualidade de vida. Crie um plano de ação na sua agenda e estipule tarefas para melhorar o seu dia a dia.

Para ajudá-lo a colocar isso em prática, selecionei algumas ações:

1 – Aceite o problema – Ter estresse não é o fim do mundo. Qualquer pessoa está sujeita a momentos de estresse na vida, portanto é fundamental que você aceite isso e se previna. Deixar para mudar só depois que está doente pode ser tarde demais. Admitir o problema ajuda a tomar a atitude de mudar. Negar só vai te prejudicar.

2 – Seja mais produtivo – Quanto mais tempo você tiver para aquilo que você realmente gosta de fazer, menos estresse você terá. Com tempo disponível, consegue ir ao médico, praticar esportes, sair com os amigos, se dedicar mais à família e aos sonhos. É outra vida!

3 – Invista nos seus hobbies ou na sua fé – Você precisa ter uma válvula de escape, algo que ajude você a se sentir melhor ao investir o seu tempo. Pode ser um hobby, um esporte, uma prática religiosa, meditação ou qualquer outra coisa que o deixe mais concentrado. Só você pode descobrir o que fazer, portanto não espere isso cair do céu. Saia do lugar e tente encontrar o melhor “remédio natural” para você.

4 – Faça diferente – De nada adianta saber que está estressado e continuar insistindo naquilo que está minando sua resistência. É necessário fazer alguma mudança, pode ser na alimentação, no seu estilo de vida ou no trabalho. A regra é óbvia, se você fizer as coisas do mesmo jeito, seu estresse permanecerá. Defina as suas áreas de mudança e comece algo novo.

5 – Procure ajuda – Não tente enfrentar estresse sozinho. Cercado de pessoas que gostam de você, fica mais fácil resolver o problema. Converse com o seu chefe, familiares ou amigos. Peça ajuda para marcar médicos, para acompanhá-lo nos exames, para fazer algo diferente, para ir com você à academia ou simplesmente para aproveitar mais a vida.

6 – Nem tudo é tão grave quanto parece – Que muita gente faz tempestade em copo de água é inegável. Quantas tarefas urgentes não são tão urgentes assim? Quantas situações que até então eram pouco complicadas tomaram proporções gigantes de repente? A próxima vez que surgir um problema, analise com objetividade em vez de alimentá-lo. Um pouco de leveza ajuda muito a reduzir o estresse e a focar os pensamentos em atitudes mais relaxantes.

porWemerson Marinho

Por que as listas de “algum dia” não funcionam?

Tenho certeza que alguma vez, quando não queria se esquecer de algo, você colocou a tal tarefa na famosa lista de “algum dia” para fazer. Estou certo ou não?

E digo isso porque eu mesmo já tentei usar essa abordagem e já vi inúmeras pessoas tentarem usar, mas simplesmente não funciona na maioria dos casos.

Deixo aqui as principais razões para você evitar essa prática: 

1 – Lista de procrastinação – Esse é o nome correto da lista de “algum dia”. Você coloca ali coisas que acha legal e nunca acaba fazendo. Aí passam os prazos, a coisa perde o sentido, ou simplesmente não é mais possível de fazer.

2 – Sem prazo, sem ação – É muito provável que tarefas que ficam soltas nessa lista nunca sejam feitas, pois não há um prazo que você deseja executá-las. No mundo sem tempo que muitos vivem é quase uma utopia encaixar algo que não foi programado, não é verdade?

3 – Pouca revisão – Se você não criar o hábito de revisar essa lista frequentemente, acaba não servindo para nada! E a tendência natural a esse tipo de lista é apenas crescer e raramente esvaziar.

4 – Não há associação com itens relevantes – Se uma tarefa qualquer não estiver associada a algo que irá trazer um benefício à sua vida, você não a realizará espontaneamente. Por isso, uma lista de atividades apenas fica sem relevância e, por consequência, sem execução.

5 – Não é para coisas práticas – Tudo que parece legal é colocado nessa lista e acaba tendo coisas na lista que você nunca realmente fará, se torna uma lista de sonhos distantes. Tipo aquele curso de apicultura que você acha interessante, mas nunca vai fazer.

Se identificou? Então que tal começar a colocar em prática o que realmente é importante para você e, o que não for, desencana… Não gaste energia e nem tempo com o que não trará os resultados que você tanto deseja.

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