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porWemerson Marinho

5 passos para ter um ambiente de trabalho organizado

Recentemente, recebemos o depoimento de um seguidor que nos relatou a seguinte história:

“Há alguns anos eu trabalhei em uma agência como gerente de mídia. A parte do trabalho que eu mais gostava era o contato direto com nossa equipe e com os clientes, mas infelizmente isso era apenas cerca de 10% do que eu realmente conseguia fazer.

A maior parte do tempo eu gastava tentando organizar o fluxo constante de coisas, fosse mantendo o controle das anotações da reunião, procurando por arquivos e papeis ou, ainda, tentando me manter atualizado com as últimas notícias. E apesar de estar mentalmente exausto e estressado, eu terminava o dia sentindo que não tinha conseguido concluir nada.

Assim que saí da assessoria e comecei a trabalhar em outro lugar, decidi que eu precisava mudar a maneira de lidar com a organização na minha vida. E antes de tudo, comecei pela organização do ambiente.

Estrategicamente limpei meu escritório com o único objetivo de atingir o foco máximo. Passei duas horas do meu dia organizando tudo e o resultado foi um ambiente de trabalho sereno e livre da distração sutil que o caos introduzia. Foi quando me dei conta de que, definitivamente, a desordem física influencia diretamente a maneira com que trabalhamos”.

O relato só reafirma o que sempre falamos sobre a importância da organização: não há dúvidas de que se você é muito desorganizado, tudo ao seu redor compete por sua atenção e dificulta o trabalho. De acordo com uma pesquisa realizada pela National Association of Professional Organizations (NAPO) a aglomeração de papel é o problema número 1 para a maioria das empresas: um executivo comum desperdiça em média 4 horas por semana em busca de documentos. Além disso, também perde-se cerca de uma hora de produtividade por dia procurando informações perdidas. Isso, claramente, aumenta o estresse e a frustração no local de trabalho, reduzindo a concentração, o foco e o pensamento criativo.

Por isso, aqui estão 5 passos para você organizar seu espaço de trabalho e se organizar:

1 – Reserve tempo para eliminar a bagunça.

O que é agendado é feito, então coloque essa tarefa no seu planejamento e calendário. Eu sugiro que você separe entre duas e três horas de limpeza para conseguir deixar tudo da forma mais organizada possível.

2 – Coloque todos os seus itens no centro da sala.

Eu sei o que você está pensando, mas é isso mesmo! Lembre-se que primeiro é preciso a desordem para poder se instalar a ordem. Eu aprendi esta técnica no livro “A mágica da arrumação”, da Marie Kondo, e é realmente o melhor lugar para começar. Tire tudo dos armários e gaveta e vá colocando em um lugar onde você possa ver. Neste primeiro momento não tente ordenar ou organizar. Simplesmente junte tudo.

3 – Divida tudo em categorias.

Examine bem a pilha de coisas que você aglomerou e anote as possíveis categorias presentes. Essa lista pode incluir tópicos como áudio, computador, fotografia, material de escritório, diversos, objetos pessoais e assim por diante.

4 – Decida para onde vai cada coisa.

Agora chegou o momento de definir como você vai organizar tudo, de modo que isso facilite o seu dia a dia. Eu sugiro que um sistema de organização de cinco zonas:

  • Zona 1 – Os itens que você usa diariamente.
    Nela estarão as coisas que você usa o tempo todo, portanto elas devem estar mais próximas de você. Para mim, a maioria dos itens da Zona 1 está na mesa. Lembre-se que você deve ter o mínimo possível nesta zona. Apenas o necessário! Meus exemplos incluem: canetas, calendário, bloco de anotações, computador, teclado, mouse e meus óculos.
  • Zona 2 – Os itens que você usa com frequência.
    Estes devem estar ao seu alcance ou a apenas um passo de distância, mas não na sua mesa. Talvez eles estejam em gavetas ou armários muito próximos. Meus exemplos incluem: livros que consulto para escrever, lenços de papel, tesouras e grampeador.
  • Zona 3 – Os itens que você usa ocasionalmente.
    Estes devem estar o mais próximo possível, geralmente a apenas alguns passos da sua mesa. Talvez eles estejam em um armário, arquivo ou algum outro armazenamento local. Meus exemplos incluem: equipamento de áudio, equipamento de vídeo e cabos de computador.
  • Zona 4 – Os itens que você usa raramente – ou que não cabem no seu espaço de trabalho.
    Estes podem ser itens que você coloca dentro de um armário de armazenamento de algum tipo. Meus exemplos incluem: material de escritório extra, equipamentos de iluminação e equipamento fotográfico grande.
  • Zona 5 – Os itens que você nunca usa.
    Você está se prendendo a itens que simplesmente não usa? Então neste momento eu te encorajo a desapegar de tudo que não usou e nem precisou nos últimos 12 meses ou mais. Livre-se deles! Você tem três opções: destruí-las, doá-las ou vendê-las. E se puder dar um conselho, eu opto sempre em doar. Aquilo que para nós já não serve e nem faz sentido, pode ser essencial para alguém.
5 – Por fim, coloque cada item para onde ele vai.

Agora chegou o momento de levar cada coisa para as respectivas zonas que você determinou. Eu costumo usar organizadores para ter certeza de que os itens não irão se misturar ou ficar bagunçado na gaveta ou no armário. O objetivo é poder entrar em seu espaço de trabalho todos os dias com foco.

 
Depois de arrumado, quero que você comece a perceber as diferenças no seu dia a dia. Comigo elas foram imensas! Um ambiente sereno e organizado garante que seu cérebro não seja distraído pelas coisas; em vez disso, ele vê apenas as tarefas de alta alavancagem em mãos. Reduzir o ruído das coisas ao seu redor para que possa se concentrar no seu trabalho e ter mais tempo para as coisas importantes só vai lhe trazer benefícios, eu garanto! Afinal, lembre-se sempre: A desordem é algo que devemos eliminar se quisermos experimentar a liberdade que vem da produtividade.

* E para saber um pouco mais sobre o quanto a organização impacta no seu tempo, aproveita para assistir a este vídeo: https://youtu.be/cMCkIbyRHU8

porWemerson Marinho

4 Hábitos de Empreendedores de Sucesso

Empreender é um desafio magnífico que eu recomendo a quem deseja buscar novos caminhos na vida. Contudo, os jovens empreendedores precisam se familiarizar com algumas das virtudes que conduzem uma empresa ao sucesso. Neste artigo, apresento quatro empresários que são referência para mim e para o mercado. Cada um se destaca por uma característica que considero vital para o bom empreendedor.

  • João Doria: Planejamento

A falta de planejamento é uma das principais causas de falência de micro e pequenas empresas. Planejar mal dificulta a previsão de resultados, o cumprimento de metas, a avaliação de riscos e a tomada de decisões. Não é difícil entender por que o planejamento é tão importante para um empreendedor.

Uma das minhas referências em planejamento é o atual prefeito de São Paulo, João Doria. A visão do empresário permitiu a ele ser bem-sucedido em negócios dos mais diversos segmentos. Um dos bons exemplos de como o planejamento estratégico produz grandes resultados é o Market Plaza, shopping sazonal que funciona em Campos do Jordão – SP. O negócio deu certo, principalmente, devido à atenção dada por Doria, que se preocupou com detalhes que passariam despercebidos pela maioria, tais como a incidência de luz sobre a placa de cada loja.

A grande qualidade de Doria se evidenciou também em encontros do LIDE, Grupo de Líderes Empresariais fundado por ele em 2003. Tive a oportunidade de participar de uma reunião de planejamento para um encontro do LIDE e fiquei impressionado com o cuidado de João Doria com cada aspecto do evento. Nada foi esquecido, do esquema de recepção à qualidade das toalhas. Essa preocupação reduz drasticamente as chances de erro. Atualmente, à frente da prefeitura da maior cidade do Brasil, João Doria encara um desafio que coloca à prova seu aguçado senso de planejamento.

  • Roberto Justus: Liderança

Poucos empresários são líderes tão sólidos quanto Roberto Justus. Embora não pertença à geração Y, Justus reúne algumas características que o aproximam dos mais jovens. Ele é empreendedor, prático e tem bastante iniciativa. Quando surge algum problema, ele resolve imediatamente.

Justus é chairman do Grupo Newcomm, fundado por ele em 1998 e hoje estabelecido como uma das principais redes de comunicação da América Latina. Líder nato, ele sabe da necessidade de delegar tarefas e ao mesmo tempo monitorar o andamento das empresas que comanda. Sua capacidade de manter as rédeas dos negócios foi colocada à prova quando ele topou o desafio de apresentar o reality show O Aprendiz.

À frente do programa, o empreendedor de origem húngara pôde mostrar ao grande público alguns dos atributos que formam grandes líderes: da firmeza na tomada de decisão à sensibilidade para ouvir seus conselheiros que o acompanhavam na sala de reunião.

Eu mesmo tive o privilégio de contar com a mentoria de Roberto Justus na definição do nome TriadPS. Minha ideia era Tríade do Tempo, por representar a essência da empresa. Mas Justus me alertou que o nome deveria ter um alcance mais global e sugeriu TriadPS (Triad Productivity Solutions). Naturalmente, segui seu conselho quando criei o software Neotriad, que já nasceu com um nome universal.

  • Kevin O’Leary: Foco

O foco é uma virtude valiosa para qualquer pessoa, mas para empreendedores é ainda mais. Kevin O’Leary é um exemplo de empresário focado e de grande êxito nos mercados em que atua. O norte-americano se define como “Eco-preendedor”, ou seja, tem seu foco direcionado para investimentos que conseguem ser ao mesmo tempo rentáveis e eco-amigáveis. Evidentemente, não é tarefa simples unir as duas coisas, mas ter em mente esse tipo de definição é o exemplo claro de como o foco pode nos levar adiante.

Quer ver outro exemplo do foco de Kevin O’Leary? Entre 1995 e 1999, o empreendedor adquiriu quase todos os concorrentes da sua empresa Softkey Software Products à medida que ela se estabelecia como uma potência em seu segmento. O verdadeiro “arrastão” promovido por O’Leary é reflexo de seu foco em triunfar e fazer do seu negócio uma liderança consolidada. Ele poderia, se fosse menos focado, ter aproveitado o crescimento da Softkey para atacar em outros mercados, mas antes disso optou por estabelecer sua empresa como potência.

A estratégia se mostrou uma grande sacada quando, em 1999, Kevin O’Leary vendeu sua companhia para a gigante dos brinquedos Mattel por nada menos que US$ 3,7 bilhões. Em resumo, O’Leary abocanhou a maior parte do seu segmento para então vender para um predador ainda maior. A entrada do substancial montante trouxe um novo foco ao empresário, que passou a priorizar a rentabilidade do seu dinheiro, por meio de um fundo de investimentos próprio.

  • Howard Schultz: Uso de métricas

Quando pensamos em café, logo nos vem à cabeça uma loja da Starbucks. O sucesso dessa companhia se deve, em grande parte, ao trabalho exemplar de Howard Schultz. Sob sua direção, a Starbucks atingiu um total de 25 mil lojas em 75 países. O empresário chegou à empresa como diretor de vendas e marketing em 1981, uma década após a sua fundação.

A guinada da Starbucks começou quando os então proprietários Gerald Baldwin e Gordon Bowker rejeitaram uma ideia de Schultz que se mostraria espetacular. Inspirado nas cafeterias italianas, ele sugeriu a inserção de produtos como cappuccino e café latte, mas só pôde dar vida a esse sonho em 1985, quando decidiu abrir sua própria companhia de café: Il Giornale.

A ascensão da nova marca coincidiu com uma queda da Starbucks. Veja como é o destino, os donos da empresa procuraram Schultz para oferecer a empresa a ele. Após dizer “sim”, Schultz arregaçou as mangas e fez a Starbucks saltar de seis para 165 lojas em apenas cinco anos. O resto é história.

Mas o que quero destacar dentre as qualidades de Howard Schultz é a sua capacidade de usar métricas para alcançar resultados melhores. Após a crise de 2008, que abalou o mercado de forma devastadora, o empresário arregaçou as mangas e passou a ligar pessoalmente para as lojas a fim de entender o que poderia ser aperfeiçoado. Logo percebeu que algumas métricas de sucesso precisavam ser corrigidas. O grande exemplo é a velocidade de atendimento. Por que incentivar os funcionários a fazer atendimentos afoitos quando um dos símbolos da rede é o relacionamento entre as pessoas? Uma coisa não conversa com a outra.

Claro que como todo bom empreendedor, Schultz encontrou outros caminhos para “recuperar” o tempo que deixou de ser economizado no atendimento. A troca de computadores e terminais de atendimento garantiu um ganho de 700 mil horas. A atenção especial às métricas levou Howard Schultz a trocar as máquinas de café e reorganizar a logística, o que reduziu a taxa de entregas incorretas e otimizou o estoque. Resultado? Lucros triplicados em menos de dois anos.

Deixo como inspiração uma de suas frases mais emblemáticas: “Não estamos no negócio de café servindo pessoas, estamos no negócio de pessoas servindo café”. E, se quiser, veja um vídeo no meu canal no Youtube em que comento dois livros sobre a trajetória de Schultz.

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